Kunde verlangt Löschung seiner Daten – muss ich das?

Zuletzt aktualisiert: 27.02.2026 | Lesezeit: 6 Minuten

Die E-Mail klingt bestimmt: Ein Kunde – oder auch ein ehemaliger Kunde – fordert Sie auf, sämtliche Daten zu löschen. Sofort. Sie wissen, dass es ein Recht auf Löschung gibt. Aber Sie ahnen auch, dass Sie bestimmte Daten aufbewahren müssen. Und jetzt stehen Sie zwischen zwei Pflichten, die sich scheinbar widersprechen.

Typische Ausgangslage

• Ein ehemaliger Kunde schickt eine förmliche E-Mail und verlangt unter Berufung auf die DSGVO die sofortige Löschung aller seiner personenbezogenen Daten.
• Ein Verbraucher widerruft seine Einwilligung zur Datenverarbeitung und erwartet, dass Sie daraufhin alles löschen – auch Rechnungsdaten und Vertragsdokumente.
• Sie betreiben einen Onlineshop und erhalten ein Löschverlangen, sind aber unsicher, ob Sie Bestelldaten wegen steuerlicher Aufbewahrungspflichten behalten müssen.
• Ein unzufriedener Geschäftspartner droht mit einer Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie nicht binnen weniger Tage alles löschen.
• Ihr Unternehmen nutzt ein CRM-System mit Kundendaten mehrerer Abteilungen – und niemand weiß genau, wo überall Daten dieses Kunden gespeichert sind.
• Sie haben die Löschanfrage eines Kunden bereits beantwortet, erhalten aber Wochen später eine Nachfrage der Aufsichtsbehörde, ob die Löschung tatsächlich vollständig erfolgt ist.

Warum die Situation ernster ist als gedacht

Löschpflicht und Aufbewahrungspflicht – ein echtes Spannungsfeld

Viele Unternehmer gehen davon aus, dass ein Löschverlangen entweder komplett berechtigt oder komplett unberechtigt ist. Die Realität ist deutlich komplizierter. Verschiedene gesetzliche Regelungen – aus dem Datenschutzrecht, dem Steuerrecht, dem Handelsrecht und teilweise auch aus branchenspezifischen Vorschriften – können dazu führen, dass Sie bestimmte Daten löschen müssen, andere aber gerade nicht löschen dürfen. Die richtige Antwort auf ein Löschverlangen liegt fast immer irgendwo dazwischen. Wer pauschal alles löscht, riskiert Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung. Wer pauschal alles behält, riskiert ein Bußgeld nach der DSGVO.

Fristen und Formvorgaben, die schnell übersehen werden

Ein Löschverlangen löst Reaktionspflichten aus. Es reicht nicht, die E-Mail „bei Gelegenheit" zu beantworten. Gleichzeitig gibt es Konstellationen, in denen das Löschverlangen ganz oder teilweise abgelehnt werden darf – aber auch das muss in bestimmter Form und mit nachvollziehbarer Begründung geschehen. Fehler bei der Kommunikation mit dem Betroffenen können dazu führen, dass sich die Aufsichtsbehörde einschaltet, obwohl die Sache inhaltlich gar nicht problematisch gewesen wäre.

Die technische Seite wird regelmäßig unterschätzt

Personenbezogene Daten liegen selten an einem einzigen Ort. Sie stecken in E-Mail-Postfächern, CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware, Backups, Cloud-Diensten und manchmal auch bei externen Dienstleistern, die als Auftragsverarbeiter tätig sind. Eine Löschung, die nur das Hauptsystem betrifft, aber Kopien in Backups oder bei Drittanbietern übersieht, ist keine vollständige Löschung. Und eine unvollständige Löschung kann im Beschwerdefall genauso problematisch sein wie gar keine.

Persönliche Haftung für Geschäftsführer

Gerade in der GmbH wird häufig übersehen, dass Datenschutzverstöße nicht nur das Unternehmen treffen. Je nach Konstellation kann auch der Geschäftsführer persönlich in die Verantwortung genommen werden – sei es durch die Aufsichtsbehörde, sei es durch Schadensersatzansprüche des Betroffenen. Wer als Geschäftsführer die Datenschutzorganisation vernachlässigt, geht ein Risiko ein, das weit über ein Bußgeld hinausgeht.

Dokumentation entscheidet über Ihre Position

Im Streitfall – ob gegenüber dem Betroffenen oder gegenüber der Behörde – müssen Sie nachweisen können, dass Sie das Löschverlangen ordnungsgemäß geprüft und bearbeitet haben. Welche Daten wurden gelöscht, welche aus welchem Grund aufbewahrt, wann wurde der Betroffene informiert? Ohne saubere Dokumentation stehen Sie im Zweifel schlecht da, selbst wenn Sie inhaltlich alles richtig gemacht haben.

Was bei einem Löschverlangen auf dem Spiel steht

Risiken bei falscher Reaktion

• Bußgelder der Datenschutz-Aufsichtsbehörde bei verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Reaktion
• Schadensersatzansprüche des Betroffenen – auch immaterieller Schaden wird zunehmend eingeklagt
• Reputationsschäden, wenn eine Beschwerde bei der Behörde bekannt wird
• Steuerliche Probleme, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorschnell gelöscht werden
• Beweisverluste in laufenden oder drohenden Rechtsstreitigkeiten

Typische Fehler ohne anwaltliche Begleitung

• Pauschale Löschung aller Daten ohne Differenzierung nach Rechtsgrundlage
• Pauschale Ablehnung des Löschverlangens ohne nachvollziehbare Begründung
• Keine oder verspätete Antwort an den Betroffenen
• Vergessen, Auftragsverarbeiter und Drittanbieter in den Löschprozess einzubeziehen
• Fehlende Dokumentation der Entscheidung und der durchgeführten Maßnahmen

Wie die Kanzlei Sie unterstützt

Wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt, sollten Sie nicht raten – sondern wissen, wo Sie stehen. Über Kontakt können Sie Ihren Fall schildern und erhalten eine erste Einschätzung, ob und wie anwaltliche Unterstützung in Ihrer Situation sinnvoll ist. Diese Ersteinschätzung ist kostenlos und unverbindlich – sie ersetzt keine Rechtsberatung, gibt Ihnen aber Orientierung. Die Kanzlei ist im Raum Kiel ansässig und berät nach Mandatierung bundesweit – z. B. per Videocall und individueller Betreuung. So spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen in Schleswig-Holstein, Bayern oder anderswo sitzt. Entscheidend ist, dass Sie schnell und fundiert erfahren, wie Sie auf das Löschverlangen richtig reagieren.