Kunde verlangt Löschung seiner Daten – muss ich das?

Zuletzt aktualisiert: 27.02.2026 | Lesezeit: 6 Minuten

Die E-Mail klingt bestimmt: Ein ehemaliger Kunde – oder manchmal auch ein aktueller – fordert Sie auf, sämtliche Daten zu löschen. Sofort. Komplett. Und Sie sitzen vor Ihrem CRM-System, der Buchhaltung, den alten E-Mail-Verläufen und fragen sich: Darf ich das überhaupt? Muss ich das? Und was passiert, wenn ich es falsch mache?

Typische Ausgangslage

Löschungsanfragen erreichen Unternehmen in ganz unterschiedlichen Situationen. Was sie gemeinsam haben: Auf den ersten Blick wirken sie klar – auf den zweiten selten.

• Ein früherer Kunde schreibt, er wolle „aus Ihrem System gelöscht" werden, und verweist pauschal auf die DSGVO
• Jemand widerruft seine Einwilligung zu einem Newsletter und verlangt gleichzeitig die Löschung aller gespeicherten Daten
• Ein Geschäftspartner beendet die Zusammenarbeit und fordert, dass Sie keinerlei Informationen über ihn behalten
• Sie erhalten ein Anwaltsschreiben, das Ihnen eine knappe Frist zur vollständigen Datenlöschung setzt – mit Androhung einer Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht
• Ein Kunde, mit dem es Streit gab, verlangt die Löschung – und Sie vermuten, dass es dabei weniger um Datenschutz geht als darum, Spuren eines Konflikts zu beseitigen

Warum die Sache häufig komplizierter ist, als sie aussieht

Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten existiert – das ist den meisten Unternehmern bekannt. Was viele unterschätzen: Dieses Recht ist weder absolut noch bedingungslos. Die Frage „Muss ich löschen?" lässt sich fast nie mit einem einfachen Ja oder Nein beantworten.

Löschpflichten treffen auf Aufbewahrungspflichten

Als Unternehmer unterliegen Sie einer ganzen Reihe gesetzlicher Aufbewahrungspflichten – aus dem Steuerrecht, dem Handelsrecht, teilweise auch aus branchenspezifischen Vorschriften. Diese Pflichten können dazu führen, dass Sie bestimmte Daten gar nicht löschen dürfen, selbst wenn der Betroffene es verlangt. Das Problem: Die Abgrenzung, welche Daten unter welche Pflicht fallen und wie lange, ist alles andere als trivial. Wer hier vorschnell löscht, riskiert Ärger mit dem Finanzamt. Wer zu wenig löscht, riskiert ein Bußgeld der Datenschutzaufsicht.

Nicht jede Löschanfrage ist berechtigt

Die DSGVO kennt verschiedene Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung. Nicht bei jeder Rechtsgrundlage führt ein Löschverlangen automatisch dazu, dass Sie tatsächlich löschen müssen. In bestimmten Konstellationen dürfen – oder müssen – Sie die Daten weiterhin verarbeiten, etwa zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Geltendmachung eigener Rechtsansprüche oder aufgrund überwiegender berechtigter Interessen. Die rechtliche Einordnung erfordert eine sorgfältige Prüfung des Einzelfalls.

Das Risiko steckt in der Reaktion

Die DSGVO sieht vor, dass Sie auf Löschungsanfragen innerhalb einer bestimmten Frist reagieren müssen – und zwar unabhängig davon, ob Sie die Daten am Ende tatsächlich löschen oder nicht. Schon das bloße Ignorieren oder Verschleppen einer Anfrage kann zu einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde führen. Gleichzeitig ist eine falsche Reaktion – etwa eine vorschnelle Zusage oder eine unbegründete Ablehnung – ebenfalls riskant. Die Art und Weise, wie Sie antworten, hat rechtliche Relevanz.

Technische Umsetzung ist kein Selbstläufer

Selbst wenn feststeht, dass bestimmte Daten gelöscht werden müssen, ist die technische Umsetzung in der Praxis oft schwierig. Daten befinden sich nicht nur an einer Stelle: CRM-System, E-Mail-Archiv, Buchhaltungssoftware, Backups, vielleicht noch bei einem externen Dienstleister. Die DSGVO verlangt in bestimmten Fällen, dass auch Dritte, an die Daten weitergegeben wurden, über die Löschung informiert werden. Die Frage, was „vollständige Löschung" in Ihrem konkreten Fall bedeutet, ist oft eine Frage, die sowohl rechtlich als auch technisch beantwortet werden muss.

Persönliche Haftung des Geschäftsführers

Für GmbH-Geschäftsführer kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Datenschutzverstöße können unter bestimmten Umständen nicht nur zu Bußgeldern gegen das Unternehmen führen, sondern auch eine persönliche Haftung des Geschäftsführers begründen. Wer als verantwortliche Person eine Löschanfrage falsch behandelt, setzt möglicherweise nicht nur Firmenvermögen aufs Spiel.

Wann eine anwaltliche Einschätzung sinnvoll ist

Nicht jede Löschanfrage erfordert sofort einen Anwalt. Aber die Fälle, in denen es ohne anwaltliche Unterstützung riskant wird, sind zahlreicher, als die meisten Unternehmer vermuten.

• Die Anfrage kommt über einen Anwalt oder enthält eine Fristsetzung
• Sie sind unsicher, ob Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen
• Die betroffene Person hat bereits eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde angekündigt oder eingereicht
• Es geht um Daten, die im Zusammenhang mit einem laufenden oder drohenden Rechtsstreit stehen
• Sie verarbeiten Daten über externe Dienstleister und sind unsicher, welche Pflichten Sie gegenüber diesen haben

In all diesen Konstellationen hängt viel davon ab, wie die erste Reaktion ausfällt. Eine fundierte rechtliche Einordnung vor der Antwort ist in aller Regel wirtschaftlich sinnvoller als die nachträgliche Schadensbegrenzung.

Wie die Kanzlei Sie unterstützt

Die Kanzlei berät Selbständige, GmbH-Geschäftsführer und Gründer im Bereich Datenschutzrecht – mit Kanzleisitz im Raum Kiel und bundesweit tätig. Schildern Sie Ihren Fall über die Kontaktseite und erhalten Sie eine erste Einschätzung, ob und wie anwaltliche Unterstützung in Ihrer Situation sinnvoll ist. Diese Ersteinschätzung ist kostenlos und unverbindlich. Nach einer Mandatierung ist die weitere Beratung auch per Videokonferenz möglich – unabhängig davon, wo in Deutschland Sie ansässig sind.

• Rechtliche Einordnung Ihrer konkreten Löschanfrage
• Prüfung entgegenstehender Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
• Formulierung einer rechtssicheren Antwort an den Betroffenen
• Unterstützung bei Anfragen oder Verfahren der Datenschutzaufsichtsbehörde
• Beratung zur Vermeidung künftiger Risiken im Umgang mit Betroffenenrechten